تطبيق معايير RDA وISO في الأرشفة الإلكترونية
المقدمة
يتناول برنامج «تطبيق معايير RDA وISO في الأرشفة الإلكترونية» ضبط دورة حياة الوثائق والسجلات وحفظها وإتاحتها واسترجاعها. ويربط موضوعه بواقع العمل من خلال تحديد التحديات، وفحص البيانات والممارسات القائمة، واختيار أساليب معالجة تناسب طبيعة المؤسسة والموارد المتاحة.
يتدرج المحتوى من الفهرسة والبيانات الوصفية والضبط الاستنادي إلى تحليل نظم المعلومات والتكامل وإدارة الخدمة، مع تطبيقات تتناول الأنظمة الكهربائية والتحكم وكفاءة التشغيل، تطوير خدمات المكتبات وتنظيم المعرفة، إدارة الوثائق والسجلات والحفظ الرقمي. وينتهي بمخرجات عملية تساعد المشارك على نقل التعلم إلى بيئة العمل ومراجعة جودة التنفيذ ونتائجه.
الأهداف
- إعداد تسجيلة وصفية ونقاط إتاحة متسقة تدعم اكتشاف المورد المعرفي في تطبيق مرتبط بموضوع «تطبيق معايير RDA وISO في الأرشفة الإلكترونية».
- قراءة نظام كهربائي تدريبي وتحديد متطلبات الفحص والحماية والتحكم.
- تصميم خدمة مكتبية وتنظيم مواردها بما يسهل الوصول والاستخدام.
- بناء دورة حياة وثيقة تضبط التصنيف والصلاحيات والاستبقاء والاسترجاع.
- تحليل متطلبات نظام معلومات وتصميم معايير قبول وتكامل وتشغيل.
المحاور العلمية
المحور الأول: الفهرسة والبيانات الوصفية والضبط الاستنادي
- تحليل نوع المورد وعلاقاته واحتياجات المستفيد من الوصف، والتمييز بين قواعد المحتوى الوصفي وصيغة تبادل البيانات.
- تحديد عناصر الوصف ونقاط الإتاحة والأسماء والعناوين والموضوعات، وتوثيق مصادر البيانات والمسائل التي تحتاج تحققًا.
- تطبيق عناصر مناسبة من RDA وحقول MARC 21 على أمثلة تدريبية بحسب النظام المستخدم، مع مراجعة الوثائق الرسمية النافذة.
- مراجعة الاتساق الاستنادي والتكرار والعلاقات واللغات والترميز، وتصميم فحوص تكتشف أخطاء التسجيلات وتدعم تصحيحها.
- اختبار اكتشاف المورد والبحث والاسترجاع والتصدير، وإعداد سياسة لتحديث التسجيلات ومراجعتها وترحيلها بين الأنظمة. ويتناول التطبيق حالة خاصة بموضوع «تطبيق معايير RDA وISO في الأرشفة الإلكترونية».
المحور الثاني: الأنظمة الكهربائية والتحكم وكفاءة التشغيل
- قراءة مخطط أحادي الخط أو مخطط تحكم تدريبي، وتحديد التغذية والأحمال وأجهزة الحماية والقياس وحدود النظام.
- تحليل متطلبات الحمل وجودة القدرة والكفاءة ومؤشرات الخلل، ومراجعة دقة البيانات والمطابقة لمواصفات المعدة.
- تحديد دور الحماية والتأريض والعزل والتنسيق والتحكم، وإحالة الضبط والتنفيذ إلى المختصين والمراجع الفنية المعتمدة.
- تصميم قائمة فحص واختبار تتضمن المعايير والأدوات والمسؤوليات وإجراءات السلامة والتصريح دون تعليمات تدخل على دائرة حية.
- إعداد تقرير فني يقارن القراءات بالحدود المعتمدة ويعرض الاحتمالات والإجراءات المقترحة ومتطلبات الاعتماد قبل التنفيذ.
المحور الثالث: تطوير خدمات المكتبات وتنظيم المعرفة
- تحليل فئات المستفيدين واحتياجاتهم وطرق البحث والوصول، وتحديد الفجوات بين الموارد المتاحة والاستخدام الفعلي.
- تطوير سياسة اقتناء وتنمية مجموعات تراعي التخصص والتحديث والحقوق والميزانية وتعدد أشكال المحتوى.
- تطبيق مبادئ الوصف والفهرسة والضبط الاستنادي ونقاط الإتاحة، مع مراجعة القواعد والحقول المناسبة للنظام المستخدم.
- تصميم خدمة بحث وإرشاد ومستودع رقمي مع بيانات وصفية وصلاحيات وإمكانات وصول مناسبة للمستفيدين.
- اختيار مؤشرات للاكتشاف والإعارة والاستخدام والرضا، وإعداد تجربة لتحسين خدمة مكتبية وتقييم نتائجها.
المحور الرابع: إدارة الوثائق والسجلات والحفظ الرقمي
- حصر أنواع الوثائق والسجلات والجهات المالكة والغرض من حفظها، وتحديد الفروق بين النسخ التشغيلية والسجل المعتمد.
- تصميم قواعد التصنيف والترميز والبيانات الوصفية وضبط الإصدارات، مع معايير واضحة للتسمية والفهرسة والبحث.
- تحديد صلاحيات الاطلاع والتعديل والاعتماد وتتبع الاستخدام، وحماية السرية وسلامة السجل عبر مراحل تداوله.
- إعداد جدول استبقاء وإتلاف أو تحويل للحفظ الدائم، بعد مراجعة المتطلبات القانونية والتنظيمية المختصة بكل نوع سجل.
- اختبار الاسترجاع والترحيل والنسخ الاحتياطي والتحقق من سلامة الملفات، ووضع مؤشرات لدقة الفهرسة واستمرارية الإتاحة.
المحور الخامس: تحليل نظم المعلومات والتكامل وإدارة الخدمة
- تحليل مستخدمي النظام وعملياته والقرارات التي يدعمها، وتحويل الاحتياج إلى متطلبات وظيفية وغير وظيفية واضحة.
- نمذجة تدفق البيانات والكيانات والعلاقات والواجهات، وتحديد مصدر كل بيان والجهة المسؤولة عن جودته وتحديثه.
- مقارنة بدائل البناء والشراء والتكامل والاستضافة وفق القيود والأمن والتكلفة الكلية وقدرات الدعم المتاحة.
- تصميم حالات اختبار تشمل الأداء والصلاحيات وقابلية الاستخدام والتكامل، وربط كل اختبار بمعيار قبول قابل للفحص.
- إعداد خطة انتقال وتشغيل ودعم وإدارة تغيير ونسخ احتياطي، وتحديد مؤشرات توافر الخدمة وحل الأعطال ومراجعة التحسين.
المخرجات
- تسجيلات وصفية تدريبية وقائمة ضبط استنادي وقواعد جودة فهرسة.
- مخطط وظيفي وقائمة فحص وتحليل أولي لأداء نظام كهربائي.
- خطة خدمة مكتبية وبطاقة وصف مورد ومؤشرات استخدام.
- خطة تصنيف وجدول استبقاء ونموذج بيانات وصفية للوثائق.
- وثيقة متطلبات وخريطة تدفق بيانات وخطة اختبار وقبول.
المستهدفون
- الممارسون والمتخصصون والمشرفون الذين يرتبط عملهم بموضوع البرنامج.
- مديرو وفرق ضبط دورة حياة الوثائق والسجلات وحفظها وإتاحتها واسترجاعها، وفق مسؤولياتهم العملية.
- المهنيون المكلفون بتطبيق مخرجات «تطبيق معايير RDA وISO في الأرشفة الإلكترونية» داخل جهاتهم.
متطلبات المشاركة
- إلمام عملي بالمجال الذي يتناوله البرنامج، مع إمكانية مناقشة حالة أو تحدٍّ مهني.
- تُراجع ملاءمة الخبرة وأي متطلبات تخصصية مع إدارة الاتحاد قبل تأكيد المشاركة.
الخاتمة
يجمع برنامج «تطبيق معايير RDA وISO في الأرشفة الإلكترونية» بين فهم المفاهيم ومراجعة الحالات وصياغة تطبيق عملي. ويخرج المشارك بخطوات يمكن تكييفها مع مسؤولياته وموارد مؤسسته، مع تحديد مؤشر لمتابعة التطبيق ومراجعة النتائج بعد العودة إلى العمل.
تُوضح ترتيبات المشاركة وأي طلبات خاصة في تأكيد المشاركة الصادر عن الاتحاد.